06 Proces Budžetiranja i Nabave UGOVOR
Diagram toka procesa:
Ovaj proces obuhvaća korake od definiranja budžeta do kreiranja i odobravanja narudžbenice.
Definiranje Budžeta
Proces počinje utvrđivanjem budžeta unutar različitih odjela, uključujući:
Ljudske Resurse (HR)
Marketing
Financije
Pravni Odjel
Transport i Logistiku
IT Odjel
Tehnički Odjel
Energetiku
Najam i Franšize
Podnošenje Zahtjevnice za Nabavku
Nakon što je budžet postavljen:
Ako postoji namjera za potpisivanje ugovora, popunjava se obrazac zahtjevnice za nabavku.
Za potrebe nabave robe, proces se odmah preusmjerava na odjel za likvidaturu i knjigovodstvo.
Automatizacija i Odobravanje Ponuda
Ako iznos prelazi 500.000 kn, slijedi automatizirana aktivacija sustava za dobivanje tri ponude.
Odabire se najbolja ponuda, koja zatim mora proći kroz odobrenje temeljem organizacijske strukture i tablice ovlasti (LOA).
Odobravanje Budžeta i Postupak u Slučaju Prekoračenja
Ako troškovi premašuju budžet, sustav treba generirati upozorenje i zahtjev za dodatno odobravanje.
Proces odobravanja uključuje slanje zahtjeva članovima Uprave i predsjedniku Uprave za konačno odobrenje.
Kreiranje i Slanje Narudžbenice
Kreira se narudžbenica (PO) s jedinstvenim brojem.
Narudžbenica se šalje dobavljaču, a zaposlenik koji je popunio zahtjev šalje dokument u PDF formatu.
Završetak Procesa
PO postaje aktivna i čeka na dolazak ulazne fakture.
Napomena
Važno je napomenuti da se svaki korak u ovom procesu mora strogo pratiti i dokument