Specifikacija zahtjeva

Opis projekta

Projekt se bavi automatizacijom i optimizacijom šest ključnih poslovnih procesa unutar tvrtke Studenac, s posebnim fokusom na obradu ulaznih računa. Procesi su dizajnirani tako da podržavaju kontinuirano unapređivanje kvalitete poslovanja u skladu s Six Sigma standardima. Svaki proces je zasebna cjelina koja obuhvaća specifične aktivnosti i izvore podataka.

Prvi proces, „Obrada ulaznih računa”, uključuje sljedeće izvore:

  • EDI provider: Automatizirano prihvaćanje i obrada računa dobivenih putem elektroničke razmjene podataka.

  • Skenerirani papirnati dokumenti: Digitalizacija i obrada računa dobivenih u papirnatom obliku.

  • Elektronički računi: Obrada i verifikacija računa primljenih u elektroničkom formatu.

  • E-mail: Automatizirano prepoznavanje i ekstrakcija računa dobivenih kao e-mail privitci.

Nakon inicijalne obrade ulaznih računa, slijedeći procesi se odnose na upravljanje narudžbama (purchase orders) i proračunima (budgets), omogućavajući sveobuhvatno praćenje troškova i optimizaciju financijskih operacija.

Funkcionalni zahtjevi

  • Obrada Dokumenata: Sposobnost skeniranja, prepoznavanja i kategorizacije dokumenata iz različitih izvora.

  • Automatizacija Email Privitaka: Automatsko izvlačenje i obrada računa priloženih emailovima.

  • Integracija s ERP Sustavima: Povezivanje s postojećim ERP sustavima za sinkronizaciju podataka i procesa.

Nefunkcionalni zahtjevi

  • Performanse: Sustav mora osigurati brzu obradu i pristup dokumentima.

  • Sigurnost: Zaštita povjerljivih podataka i usklađenost s regulativama poput GDPR-a.

  • Usklađenost: Sustav mora biti usklađen s relevantnim standardima i praksama.

Uloge i dozvole korisnika

  • Definirati različite uloge korisnika unutar sustava s prilagođenim razinama pristupa i dozvolama.

  • Ograničiti pristup funkcijama i podacima temeljem zaduženja i odgovornosti korisnika.

Pažnja

Pri implementaciji sustava za upravljanje dokumentima ključno je uzeti u obzir sljedeće aspekte:

  • Sukladnost s Propisima: Sustav mora biti usklađen sa svim relevantnim zakonima i standardima koji se odnose na zaštitu podataka.

  • Integracija s Postojećim Sustavima: Važno je osigurati glatku integraciju s postojećim ERP sustavima i drugim tehnološkim rješenjima unutar tvrtke.

  • Sigurnost Podataka: Poduzmite sve mjere predostrožnosti kako biste zaštitili osjetljive informacije i dokumente od neautoriziranog pristupa ili curenja podataka.

  • Edukacija Zaposlenika: Osigurava sveobuhvatnu obuku za zaposlenike kako bi se osiguralo da su upoznati s novim procesima i sustavom.

  • Skalabilnost: Rješenje se može skalirati kako bi se prilagodilo rastu organizacije i promjenjivim zahtjevima poslovanja.

  • Podrška i Održavanje: Planiranje redovitog održavanja sustava i dostupnost tehničke podrške za rješavanje bilo kakvih pitanja ili problema.

Ovi faktori mogu značajno utjecati na uspjeh implementacije sustava za upravljanje dokumentima i dugoročnu efikasnost poslovnih procesa.