Integracija sa vanjskim sustavima

Uvod

U sklopu pripremnih aktivnosti za implementaciju sustava za upravljanje dokumentima (DMS), izrađen je dokument „Inicijalna analiza procesa i potrebnih podataka”. Ovaj dokument sadrži pregled većine potencijalnih pitanja i nepoznanica u vezi sa željama i očekivanjima tvrtke Studenac od implementacije. Kako bi se osiguralo da su svi zahtjevi i očekivanja jasno definirani i dokumentirani, potrebno je da tvrtka Studenac pruži dodatne informacije i specifikacije koje će biti uključene u dokumentaciju.

Važno

Prilog „Inicijalna analiza procesa i potrebnih podataka” zahtijeva detaljnu reviziju i dopunu od strane tvrtke Studenac. Preporučuje se da se ovi podaci detaljno razmotre i definiraju kako bi radionice bile uspješne.

Prije početka bilo kakvih radova na implementaciji sustava za upravljanje dokumentima (DMS), važno je razmotriti niz ključnih faktora koji će osigurati uspješnost projekta. Ovi faktori uključuju tehničke mogućnosti, poslovne procese, pravne aspekte i organizacijsku spremnost. Detaljno ih analiziramo kako bismo postavili realna očekivanja i osigurali potpuno razumijevanje opsega projekta od strane svih zainteresiranih strana, uključujući naručitelja i pružatelja ERP usluga.

EDI Integracija

Integracija s četiri EDI providerima odvijat će se bez potrebe za dvosmjernom komunikacijom. Therefore DMS će automatski dohvaćati i obrađivati XML podatke generirane od strane EDI providera i smještene u dijeljeni folder. Ovaj proces uključuje:

  • Automatizirano prepoznavanje i obrada pristiglih dokumenata.

  • Provlačenje dokumenata kroz unaprijed definiran workflow unutar DMS-a.

  • Konverzija XML podataka u format pogodan za daljnju obradu i arhiviranje.

Napomena

Za uspješnu integraciju s EDI pružateljima potrebno je osigurati stabilno i sigurno okruženje ‘Hot Foldera’ te postaviti automatizirane zadatke koji će efikasno i bez pogrešaka obraditi pristigle podatke.

ERP Integracija

Za detaljnu integraciju s ERP sustavom potrebno je razviti specifične SQL viewove koji će omogućiti DMS-u pristup potrebnim podacima. Zahtjevi za SQL viewove bit će općeniti, a precizne specifikacije definirat će IT odjel tvrtke Studenac. Ovi viewovi uključivat će:

  • View mjesta troška: Pregled troškova po organizacijskim jedinicama.

  • View dobavljači: Informacije o svim dobavljačima s kojima tvrtka posluje.

  • Dodatne viewove koje će IT odjel smatrati potrebnima za specifične izvještaje i analize.

Napomena

Specifikacije SQL viewova bit će detaljnije definirane u suradnji s IT odjelom tvrtke Studenac. Očekuje se da će oni dostaviti detaljne zahtjeve temeljene na internim potrebama i pravilima tvrtke. Za integratore ERP sustava važno je uspostaviti povezanost s našim testnim okruženjem kako bi se osigurala ispravnost integracije i funkcionalnosti.

Testno Okruženje i Povezivanje

Tijekom inicijalnog sastanka razmotrena je mogućnost povezivanja DMS-a s ERP sustavom putem REST API-ja. ERP pružatelji usluga mogu se povezati s našim testnim okruženjem kako bi testirali integraciju i funkcionalnost. Povezivanje se izvodi korištenjem REST API endpointa, što je preferirani standard komunikacije između DMS-a i ERP sustava. REST API pruža fleksibilan i učinkovit način razmjene podataka, omogućujući integratorima da lako testiraju i validiraju integraciju.

http://potrebno_definirati:xxxx/theservice/v0001/restun/help

REST API Dokumentacija

Za detaljne informacije o korištenju REST API-a, uključujući autentifikaciju i dostupne metode, molimo proučite dokumentaciju dostupnu na službenoj web stranici:

Therefore WebAPI dokumentacija

Primjer Koda za Dohvaćanje Računa

U nastavku je prikazan primjer funkcije napisane u Pythonu koja omogućuje dohvaćanje računa s više uvjeta pretraživanja. Funkcija koristi REST API za slanje upita prema Document Management Systemu (DMS). Response sadrži sve atribute za treženi objekt.

import requests
from requests.auth import HTTPBasicAuth

def dohvati_podatke_sa_racuna(oib, rest_url, user, password):
    """
    Funkcija za dohvaćanje računa temeljem OIB-a koristeći REST API.

    :param oib: OIB za koji se vrši pretraga računa.
    :param rest_url: URL REST API endpointa za DMS.
    :param user: Korisničko ime za autentifikaciju.
    :param password: Lozinka za autentifikaciju.
    :return: Odgovor od DMS-a kao rezultat upita.
    """
    rest_endpoint = rest_url + 'ExecuteSingleQuery'
    headers = {
        'Content-Type': 'application/json',
    }
    # Ove parametre šaljemo PIS-u, (koja kategorija, status dokumenta i sl.)
    # user sa kojim se PIS spaja imati će prava samo nad tom kategorijom
    body = {
        "Query": {
            "CategoryNo": 11,
            "Conditions": [
                {
                    "Condition": 0,
                    "FieldNoOrName": "Status_proknjizenko",
                },
                {
                    "Condition": oib,
                    "FieldNoOrName": "OIB",
                }
            ],
        }
    }
    r = requests.post(url=rest_endpoint,
                      auth=HTTPBasicAuth(user, password),
                      headers=headers,
                      json=body,
                      verify=False  # U produkciji koristiti validne SSL certifikate
                      )
    return r

Napomena

U primjeru se koristi HTTP osnovna autentifikacija (HTTPBasicAuth). U produkciji je potrebno osigurati da su korišteni SSL certifikati valjani kako bi se spriječili sigurnosni rizici povezani s verify=False opcijom.

SQL Linked Server i Sigurnosni Zahtjevi

PIS, kao firma zadužena za održavanje ERP sustava, omogućit će SQL linked server za potrebe integracije. Očekujemo da će PIS definirati i kreirati korisničke račune koji će imati prava pristupa samo definiranim procesima unutar ERP sustava.

Napomena

Korisnički računi unutar ERP sustava bit će kreirani s posebnim ovlastima koje ograničavaju pristup isključivo na potrebne procese, osiguravajući tako visoku razinu sigurnosti i usklađenost s internim politikama tvrtke Studenac.

Sigurnost i Protokoli

Sigurnost testnog okruženja od najveće je važnosti. Svi integratori moraju slijediti stroge sigurnosne protokole i smjernice tvrtke kako bi zaštitili integritet i povjerljivost podataka.

Pažnja

Pristup testnom okruženju zahtijeva striktno pridržavanje sigurnosnih standarda i procedura. U slučaju poteškoća ili dodatnih pitanja, molimo vas da odmah kontaktirate naš tim za tehničku podršku.

Komunikacija i Suradnja

Komunikacija između našeg tima i PIS-a treba biti redovita i transparentna kako bi se osiguralo da su svi aspekti integracije jasno definirani i usklađeni s očekivanjima.

Napomena

Specifikacije SQL viewova i daljnji tehnički zahtjevi bit će razvijeni u suradnji s IT odjelom tvrtke Studenac. Očekujemo od njih da dostave precizne zahtjeve temeljene na specifičnim potrebama tvrtke.

Pažnja

Integracija DMS-a s vanjskim servisima kompleksan je proces koji zahtijeva detaljno planiranje i suradnju sa svim uključenim stranama. Potrebno je osigurati da su svi tehnički i sigurnosni zahtjevi ispunjeni prije implementacije. Ovaj dokument služi kao informativni uvod i ne predstavlja pravnu obvezu. Sve tehničke specifikacije i zahtjevi trebaju biti detaljno dokumentirani i dogovoreni prije početka implementacije