05 Proces nabave i odobrenja budžeta

Diagram toka procesa:

Studenac logo

SNIMAKA PROCESA.

Proces započinje s definiranjem budžeta unutar različitih odjela kao što su:

  • Ljudski resursi (HR)

  • Marketing

  • Financije

  • Pravni odjel

  • Transport i logistika

  • IT odjel

  • Tehnički odjel

  • Energetika

  • Najam i franšize

Nakon utvrđivanja budžeta, podnosi se zahtjevnica za kupnju.

Odobravanje zahtjevnice ovisi o iznosu:

  • DA / YES: Ako iznos prelazi 500.000 kn, potrebna je aktivacija sustava s tri ponude. Nakon toga slijedi proces odabira najbolje ponude.

    • Na temelju organizacijske jedinice i tablice ovlasti (LOA), zahtjev za odobrenje šalje se članu Uprave i predsjedniku Uprave.

    • Ako se pritom premaši budžet, potrebno je postaviti sustav upozorenja koji zahtijeva dodatno odobrenje. (Komentar: Potrebno je razmotriti mehanizme i procedure za upravljanje situacijama kada se prekorači budžet.)

  • NE / NO: Ako iznos ne prelazi navedeni prag, postupak se nastavlja bez aktivacije sustava za ponude.

Nakon odobrenja:

  • Kreira se narudžbenica (PO) s brojem.

  • PO se šalje dobavljaču. Zaposlenik koji je popunio zahtjev šalje dokument u PDF formatu.

Konačni koraci u procesu uključuju:

  • Čekanje na aktivaciju PO i dolazak ulazne fakture.

Napomena

Detaljna analiza i razumijevanje svakog koraka unutar ovog procesa su ključni za njegovu učinkovitu implementaciju. Važno je osigurati da svi zaposlenici koji sudjeluju u procesu imaju jasne upute i da su upoznati s protokolima koji se moraju slijediti.