01_ulazne_fakture.
Diagram toka procesa:
Proces započinje prijemom fakture u elektroničkom obliku preko EDI-ja (Electronic Data Interchange). Svaki e-račun, bilo da je primljen kao skenirani dokument ili putem e-maila, dobiva jedinstveni broj dokumenta.
Postupak obrade robe i usluga
Za robnu stavku, putanja vodi direktno u sustav IPS (ERP sistem).
Za usluge, dokumenti se šalju direktno u DMS (Document Management System).
Odobravanje i spajanje s narudžbenicom
Nakon što se dokumenti povežu s DMS-om:
Provjerava se postoji li narudžbenica (PO) u sustavu.
DA: Faktura se spaja s narudžbenicom.
NE: Automatizirani sustav odbacuje usluge koje se ne odnose na ugovorene usluge (npr. struja, voda), te se traže odobrenja.
Ako iznos fakture odstupa više od 1%, zahtijeva se dodatno odobrenje dobavljača.
Odobrenja su potrebna i za matične podatke za usluge i dobavljače koji nisu u bazi.
Distribucija i knjiženje
Fakture se distribuiraju odgovornim osobama na odobrenje, ovisno o pravilima tvrtke.
Identificiraju se situacije koje nisu specifične i traži se odobrenje odgovornog odjela.
Nakon odobrenja, fakture se knjiže u sustavu IPS i daju im se jedinstveni brojevi.
Arhiviranje
Završni korak je arhiviranje fakture u skladu s politikom tvrtke i regulatornim zahtjevima.
Napomena
Ovaj proces zahtijeva strogu usklađenost s internim kontrolama i pravilima tvrtke o obradi i odobravanju faktura. Detaljna analiza i razumijevanje EDI sustava ključni su za optimizaciju i automatizaciju procesa fakturiranja.