03 Zahtjev za odobravanje ugovora
Diagram toka procesa:
Proces započinje ispunjavanjem obrasca zahtjeva za odobrenje ugovora. Ovaj obrazac zahtijeva unose poput identiteta sudionika, prirode ugovora, povezanih troškova, trajanja i uvjeta za otkazivanje.
Donošenje odluka na temelju vrijednosti ugovora
Ovisno o vrijednosti ugovora, slijede se različiti putevi:
Ako je vrijednost iznad određenog praga, na primjer 70.000 €, postoji mogućnost nastavka s ručnim zadatkom ili povezivanjem s drugim sustavom.
Ovaj korak podrazumijeva grananje u radnom procesu ovisno o novčanoj vrijednosti ugovora.
Aktivacija sustava i evaluacija ponuda
Naknadni koraci uključuju:
Aktiviranje sustava za prikupljanje ponuda.
Evaluacija tih ponuda i odabir najpovoljnije.
Nastavak s kreiranjem narudžbenice (PO) i dodjeljivanjem jedinstvenog broja temeljenog na organizacijskim jedinicama ili specifičnim kriterijima slučaja.
PO prelazi u aktivno stanje i čeka primitak odgovarajuće fakture.
Upravljanje fakturama i periodično fakturiranje
Proces također pokriva:
Upravljanje narudžbenicama i ugovorima, bilo da se radi o ponavljajućim (mjesečnim) ili jednokratnim događajima.
Faziranje faktura, potencijalno segmentirano prema postotku dovršenosti ugovorenog rada.
Pitanja u vezi s automatizacijom postavljanja broja ugovora i dodatnih detalja na fakturama.
Dijagrami toka sugeriraju automatizirani sustav za upravljanje financijskim transakcijama i potiču daljnje istraživanje učinkovitosti procesa. Uvode modul za glasanje za kolaborativno donošenje odluka, što ukazuje na interaktivan i većinski pristup odabiru najbolje ponude.
Napomena
Da bi se u potpunosti razjasnio proces, treba pažljivo analizirati ove dijagrame toka, stupiti u kontakt s vlasnicima procesa za pojašnjenja i artikulirati detaljan opis procesa. Ovaj opis bi obuhvatio ciljeve, odgovornosti, točke odlučivanja, unose, izlaze i međuzavisnosti.