03 Zahtjev za odobravanje ugovora

Diagram toka procesa:

Studenac logo

SNIMKA PROCESA.

Proces započinje ispunjavanjem obrasca zahtjeva za odobrenje ugovora. Ovaj obrazac zahtijeva unose poput identiteta sudionika, prirode ugovora, povezanih troškova, trajanja i uvjeta za otkazivanje.

Donošenje odluka na temelju vrijednosti ugovora

Ovisno o vrijednosti ugovora, slijede se različiti putevi:

  • Ako je vrijednost iznad određenog praga, na primjer 70.000 €, postoji mogućnost nastavka s ručnim zadatkom ili povezivanjem s drugim sustavom.

  • Ovaj korak podrazumijeva grananje u radnom procesu ovisno o novčanoj vrijednosti ugovora.

Aktivacija sustava i evaluacija ponuda

Naknadni koraci uključuju:

  • Aktiviranje sustava za prikupljanje ponuda.

  • Evaluacija tih ponuda i odabir najpovoljnije.

  • Nastavak s kreiranjem narudžbenice (PO) i dodjeljivanjem jedinstvenog broja temeljenog na organizacijskim jedinicama ili specifičnim kriterijima slučaja.

PO prelazi u aktivno stanje i čeka primitak odgovarajuće fakture.

Upravljanje fakturama i periodično fakturiranje

Proces također pokriva:

  • Upravljanje narudžbenicama i ugovorima, bilo da se radi o ponavljajućim (mjesečnim) ili jednokratnim događajima.

  • Faziranje faktura, potencijalno segmentirano prema postotku dovršenosti ugovorenog rada.

  • Pitanja u vezi s automatizacijom postavljanja broja ugovora i dodatnih detalja na fakturama.

Dijagrami toka sugeriraju automatizirani sustav za upravljanje financijskim transakcijama i potiču daljnje istraživanje učinkovitosti procesa. Uvode modul za glasanje za kolaborativno donošenje odluka, što ukazuje na interaktivan i većinski pristup odabiru najbolje ponude.

Napomena

Da bi se u potpunosti razjasnio proces, treba pažljivo analizirati ove dijagrame toka, stupiti u kontakt s vlasnicima procesa za pojašnjenja i artikulirati detaljan opis procesa. Ovaj opis bi obuhvatio ciljeve, odgovornosti, točke odlučivanja, unose, izlaze i međuzavisnosti.